Inhalt - Beschaffung agile Projekte

Wie und warum soll die öffentliche Hand agil beschaffen?

Ein Agiles Vorgehen bietet bessere Chancen auf eine erfolgreiche IT-Beschaffung für Behörden und Anbieter. Ein Leitfaden der swissICT-Fachgruppe „Lean, Agile, Scrum“ zeigt allen Akteuren einen Weg, wie IT-Vorhaben vor dem Zuschlag gestaltet werden sollen, damit sie agile realisiert werden können.

-- Von Marcel Gamma (swissICT)

„Die Herausforderungen in IT Vorhaben haben uns dazu motiviert aufzuzeigen, dass sich mit einem agilen Projektvorgehen vieles verbessern lässt“, so Thomas Molitor und Stephan Sutter von der swissICT-Fachgruppe „Lean, Agile, Scrum“. Sie haben den Leitfaden „Beschaffung von agilen IT-Projekten“ verfasst und an der IT-Beschaffungskonferenz vom 27.08.2014 vorgestellt.

Zu den Herausforderungen zählen die Autoren speziell die Komplexität von IT-Vorhaben. Die Planung erfordert viel Erfahrung und den richtigen Umgang mit dauernden Veränderungen. Die Herausforderungen lassen sich erahnen, wenn man berücksichtigt, dass laut Studien in der Praxis oft nur 45% der bestellten und vorhandenen Funktionalitäten einer Software genutzt werden.

„Agile Projekte erzielen viel höheren Kundennutzen“

Der Leitfaden soll eine Lanze für ein agiles Vorgehen bei der Beschaffung der Behörden brechen und postuliert, dass man so „einen viel höheren Kundennutzen erzielt.“ Agile Projekte schaffen dabei nicht nur ein effektiveres Vorgehen, so die Autoren, sondern es zeigt sich auch, dass Agile Projekte häufiger erfolgreich abgeschlossen werden als mit herkömmlichen Vorgehen, sich seltener verzögern und seltener gestoppt werden.

Einiges spricht also für Agilität, doch wie soll die Beschaffung erfolgen und wie sieht eine vertragliche Absicherung aus?

Vierteiliges Beschaffungsmodell

Der Leitfaden schlägt folgendes Beschaffungsmodell vor:

  1. Es wird ein Lastenheft erstellt («WAS») und mit einem agilen Vertragsmodell (s. agile.agreement unten) abgestimmt, damit die Flexibilität und spätere Präzisierung der Anforderungen in die Beschaffung und Verträge integriert werden kann.
  2. Die geeigneten Anbieter auswählen. Dies erfolgt über die Beschaffung mit einem selektiven Verfahren. Ziel ist, die Anzahl der Anbieter überschaubar zu halten und sensitive Informationen nur den drei bis fünf bestgeeigneten zugänglich machen zu müssen.
  3. Erarbeiten des Pflichtenhefts (das «WIE») durch die gewählten Anbieter und evtl. den Nachweis der technischen Fähigkeiten und der Zusammenarbeitsformen mit dem Projektteam durch einen „Proof of Concept“.
  4. Der Zuschlag umfasst einen Grundauftrag (z.B. Setup und erstes Feature-Set) und alle weiteren Optionen (z.B. die noch nicht detaillierten Anforderungen, weitere Feature-Sets, usw.). Damit kann die Beschaffungskonformität weiterhin bewahrt und gleichzeitig die nötige Flexibilität für ein agiles Vorgehen eingeräumt werden.

Ergänzend dazu bietet sich mit einem „agile.agreement“ ein Vertragsmodell, das im Gegensatz zu traditionellen Verträgen, die Prinzipien und Vorteile eines agilen Vorgehens fördert und nutzt. „Gleichzeitig vermag das agile.agreement es aber auch, einen festen Kostenrahmen und fixen Liefertermin zu definieren, zu steuern und letztendlich einzuhalten.“

Das darin beschriebene Kooperationsmodell basiert auf 12 Prinzipien wie „nur funktionierende Software zählt“ oder „alles geht ums Liefern“ und spezifiziert dazu u.a. die Aspekte wie Leistungsumfang und den Umgang mit Risiken.

Die agile Projekstruktur

Die agile Praxis – dies zeigen auch die Erfahrungsberichte an den Agile Breakfasts der Fachgruppe – bietet eine erfolgsversprechende Projektstruktur: Zu Beginn wird in einer Studie ein Gesamtkonzept als «Big Picture» auf Stufe «WAS» erarbeitet.

Es folgt eine kurze, aber intensive Design-Phase («WIE»), die eine gute Grundlage für die ersten Iterationen (schrittweise Annäherung) bereitstellen kann. Die folgende Realisierungs-Phase, die in horizontale Iterationen geschnitten wird,  liefert kontinuierlich lauffähige IT-Lösungen mit einem Geschäftsnutzen.

Dieses schrittweise Vorgehen habe vier Vorteile:

  1. alle Beteiligten lernen laufend
  2. die Komplexität wird transparenter
  3. es schafft eine Umgebung mit Möglichkeit zur Fehlerkorrektur
  4. auf Unvorhersehbares reagieren können.

Nun fehlt noch eine Grundvoraussetzung: „eine Beschaffung, die eine agile Realisierung des Vorhabens will und auch zulässt,“ so die Autoren. Politik, Verwaltung, Beschaffer und Anbieter sind jetzt zur Diskussion eingeladen.

Neues Portal und Community

Eine Subgruppe der swissICT-Fachgruppe „Lean, Agile, Scrum“ beschäftigt sich seit 2013 kontinuierlich mit agiler Beschaffung der öffentlichen Hand, da herkömmliche Ausschreibungsverfahren den Handlungsspielraum von IT-Projekten so stark einengen, dass eine flexible Umsetzung kaum mehr möglich ist.

Sie haben den Leitfaden „Beschaffung von agilen IT-Projekten“ (V0.9) erarbeitet, das „agile.agreement“ und stellen eine ausführliches, noch in Arbeit befindliche Version (V0.9) zur Diskussion.

Möchten Sie weitere Unterlagen einsehen, der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen oder mit Gleichgesinnten diskutieren? Treten Sie unserer Community bei. Die Kontaktpersonen sind im Portal genannt.

Jährlich sind zudem Info-Veranstaltungen geplant.

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