Das neue simap.ch kommt

Die erste Version des neuen simap.ch ist geliefert, die zurzeit laufenden intensiven Tests zeigen: Die neue Plattform ist von guter Qualität – die neue Plattform kann voraussichtlich wie geplant per 1. Juli in Betrieb gehen. Sie bringt bereits in dieser ersten Version einige Verbesserungen gegenüber der bisherigen Plattform.

In den nächsten Jahren wird das neue simap.ch schrittweise weiter optimiert und mit zusätzlichen Funktionen versehen werden. Via Diskussionsforum lädt simap.ch Nutzerinnen und Nutzer zum Feedback ein, um die Wünsche und Vorlieben für die künftigen Weiterentwicklungen zu erfahren.

Generelle Neuerungen und Optimierungen

• Neue Benutzerkonten

Jeder Benutzer, jede Benutzerin hat ein persönliches Benutzerkonto. Alle Organisationen, Unternehmungen und Personen, die das neue simap.ch nutzen wollen, müssen sich auf der neuen Plattform neu registrieren. Die erste Person einer Organisation oder Unternehmung registriert diese gleich mit – sie wird dadurch automatisch zum Administrator resp. zur Administratorin und kann weitere Personen ihrer Organisation oder Unternehmung freischalten. Idealerweise registriert sich somit jene Person als erste, die auch künftig die Admin-Funktion der Organisation resp. Unternehmung wahrnehmen soll.

• Zwei-Faktor-Authentisierung

Um die Datensicherheit zu gewährleisten, basiert das Login auf einer Zwei-Faktor-Authentisierung via E Mail.

• Usability

Das neue simap.ch kommt im leichten, modernen Design daher. Dies bietet eine bessere Übersicht, die Handhabung ist intuitiver. An Schlüsselstellen sind spezifische Erklärvideos eingebaut.

• Frage-Antwort-Forum

Neu können bei Bedarf mehrere Fragerunden durchgeführt werden. Zudem ist das Handling des Frage-Antwort-Forums für Anbietende wie für Beschaffende einfacher.

• API-Schnittstelle

Die rundum neu programmierte Schnittstelle gewährt zusätzlich zum Lesen von Publikationen auch Zugriff auf sämtliche Funktionen der Plattform, die über die Benutzeroberfläche zur Verfügung stehen. Sie steht seit Dezember 2023 zur Verfügung.

Später werden weitere Neuerungen und Optimierungen folgen:

• elektronische Angebotseingabe
• Einladungsverfahren
• Request for Information (RFI)

Neuerungen und Optimierungen für Anbietende

Die Such-Funktion auf der neuen simap.ch-Startseite ist klar und übersichtlich gestaltet. Neu kann nach Auftragsarten, Auftraggebern, Verfahrensart, Gemeinschaftsvokabular, Zeitpunkt der Publikation oder anderen relevanten Parametern gefiltert werden – mittels Mausklick lässt sich die Suche zum Suchabonnement umwandeln.

• Einfachere Suche

Die gezielte Suche nach Publikationen und Ausschreibungen wird einfacher und präziser.

• Abos erstellen

Jeder Benutzer, jede Benutzerin in sämtlichen Rollen kann künftig mehrere Such¬abonnemente abschliessen.

• Benachrichtigungseinstellungen einfacher verwalten

Die Benachrichtigungen in der Projektdetailansicht eines Beschaffungsprojekts lassen sich einfacher nach individuellen Bedürfnissen verwalten.

Später werden weitere Neuerungen und Optimierungen folgen:

• Dokumente im Profil hinterlegen (z. B. Nachweise, Firmenpräsentationen)

• Bietergemeinschaften bilden

Neuerungen und Optimierungen für Beschaffende

• Baumstruktur für die Gliederung der Beschaffungsstellen

Das Registrieren von Beschaffungsstellenprofilen wird erleichtert, da die organisatorische Gliederung der Einheiten übersichtlich in einer Baumstruktur dargestellt ist.

• Ausschreibungen erfassen: im Team, über mehrere Tage hinweg

Interne und bei Bedarf auch externe Mitarbeitende können mit ihrem persönlichen Konto am selben Ausschreibungsprojekt mitarbeiten und es so schrittweise vervollständigen.

• Überblick über Ausschreibungen und Termine

Der neue Projektmanager erlaubt es, eigene Ausschreibungen und Termine resp. solche des eigenen Teams auf einen Blick zu erkennen.

Übersicht eines Beschaffungsprojekts in der Angebotsphase im selektiven Verfahren für Anbieter mit den wichtigsten Terminen (oben rechts – abgeschlossene mit Häkchen) und 3 Registerkarten (unten) mit raschem Zugriff auf die zugehörigen Publikationen (z. B. Vorankündigung, Zuschlag, Berichtigungen, Abbruch), das Frage-Antwort-Forum sowie die Ausschreibungs¬unterlagen.

Dank übersichtlichem Dashboard behalten Beschaffungsstellen den Überblick: Unter «Projekte» (links oben) wechseln sie nahtlos zwischen verschiedenen Beschaffungsprojekten und verwalten sie, mittels Suchfunktion (Fenster oben) lässt sich gezielt nach bestimmten Begriffen oder Schlagworten suchen – mittels Filtermenüs (rechts daneben) lassen sich die Resultate nach Publikationsart und initial selbst erstellten Projekte filtern.

• Einfacheres Erfassen mehrerer Lose

Im neuen simap.ch lassen sich Lose einfacher erfassen und ihre Reihenfolge bei Bedarf mittels Mausklick anpassen.

• Einfacheres Übersetzen

Das Übersetzen der verschiedenen Dokumente gestaltet sich übersichtlicher und handlicher.

• Vollständiges selektive Verfahren

Neu kann das selektive Verfahren vollständig über simap.ch durchgeführt werden: So können nach der 1. Phase «Selektion Teilnehmer» die selektieren Teilnehmer via simap.ch informiert und zur Angebotseingabe aufgefordert werden.

• Einfachere Zusammenarbeit zwischen Kompetenzzentren und Beschaffungsstellen

Neu können Kompetenzzentren z. B. Vorlagen zu Rechtsmittelbelehrungen zur Verfügung stellen oder bei Bedarf vorübergehend die Rolle der Beschaffungsstelle übernehmen, um diese bei Problemen effizient zu unterstützen.

• Publikationen an TED weiterleiten

Die Beschaffungsstelle kann neu direkt entscheiden, eine Ausschreibung an die europäische Plattform Tenders Electronic Daily (TED – via eForms) zu übermitteln.

Später werden weitere Neuerungen und Optimierungen folgen:

• Statistiken exportieren
• bei der Erfassung zusammenarbeiten (Projektmitarbeit pro Projekt berechtigen)
• Publikationen duplizieren
• Publikationen als PDF exportieren
• Publikationsvorlagen erstellen

Wichtig: Keine Datenmigration

Die Publikationen auf der heutigen Plattform werden nicht auf die neue Plattform übernommen. Dies erlaubte es, Logik und Struktur der Daten von Grund auf neu zu definieren. Beschaffungen, die noch auf der heutigen Plattform begonnen wurden, werden auf der heutigen Plattform abgeschlossen. Diese bleibt bis Ende des Jahres 2024 zugänglich.

Ab dem 1. Juli 2024 müssen neue Beschaffungsprojekte auf der neuen Plattform abgewickelt werden.

Autorin

Den Beitrag hat Myriam Holzner, Verantwortliche Kommunikation simap.ch, verfasst.