13. April 2021

Digitale Helfer für die Erfüllung der Corona-Sorgfaltspflichten gegenüber den Mitarbeitenden

Die gelben, orangen und roten BAG-Plakate, die zur Einhaltung der behördlichen Corona-Regelungen auffordern, geben bereits seit längerem ein zu vertrautes Bild in den Büros ab. Nach wie vor ist es gut und richtig. Unternehmen können aber im proaktiven Schutz ihrer Mitarbeitenden noch einen Schritt weitergehen.

von Marco Bösch, Systems Schweiz AG

Sie können zum Beispiel ihre individuellen Schutzkonzepte digital in einer Health@work-App abbilden. Es empfiehlt sich, solche Vorbereitungen jetzt zu treffen, damit der bevorstehende «Back-to-work»-Prozess nach Aufhebung der Home-Office-Pflicht geordnet und sicher vonstattengehen kann.

Mittlerweile sind viele Erwerbstätige Home-Office-müde. Manche Branchen sind auch darauf angewiesen, dass die Mitarbeitenden vor Ort ihre Arbeit erledigen – beispielsweise in der durch den Online-Boom geforderten Logistik, in der Produktion, im Einzelhandel oder im Gesundheitswesen. Unternehmen und Institutionen dieser Branchen müssen die Arbeitsbedingungen und -prozesse anpassen, damit sie ihrer Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeitenden nachkommen und das Geschäft zugleich reibungslos am Laufen halten können. Sie müssen dafür sorgen, dass Sicherheitsabstände eingehalten werden, die Räumlichkeiten nur für die zugelassene Höchstzahl an Personen offen stehen und Infektionsfälle rasch identifiziert werden können.

Wie sich für das Home-Office mittlerweile virtuelle Tools etabliert haben, so gibt es auch für die Anforderungen dieser Branchen digitale Hilfsmittel, die zugleich die Privatsphäre der Mitarbeitenden maximal schützen.

Eine «Safeguarding Journey» für die Mitarbeitenden entwickeln

Ein Beispiel für ein digitales Hilfsmittel wäre eine Art «Workplace-App», die quasi wie eine Kombination der Covid-App und gängiger Fitness-Wearables funktioniert. Damit ein Unternehmen seine spezifischen Schutzmassnahmen mit einer solchen App abbilden kann, müssen zunächst die Risikoszenarien analysiert und daraus eine «Safeguarding Journey» der Mitarbeitenden abgeleitet werden. Das könnte schematisch für einen Büroangestellten so aussehen: Der Mitarbeitende kann bereits am Morgen vor dem Gang ins Büro seinen Arbeitsplatz per App vorreservieren, damit gewährleistet ist, dass nur die zulässige Maximalzahl an Angestellten vor Ort ist. Trifft er am Büro ein, ist eine automatische Temperaturkontrolle Bestandteil des üblichen Identity- & Accessmanagements. Ohne Fieber kann der Mitarbeitende unmittelbar zu seinem zugewiesenen Arbeitsplatz gehen. Per Lichtschranke werden die eintretenden Personen gezählt und deren Anzahl mit dem zulässigen Maximalstand abgeglichen.

Ein digital Workplace sorgt dafür, dass der Mitarbeitende von jedem Arbeitsplatz aus auf sein Profil mit den spezifischen Programmen und Dokumenten sowie den Collaborationtools zugreifen kann. Genauso wie der Arbeitsplatz vorbestellt werden kann, können auch freie Slots in der Kantine über die Workplace-App vergeben werden. Dasselbe Prinzip lässt sich für Sitzungszimmer oder andere Szenarien anwenden, in denen Restriktionen gelten, beispielsweise Lockerräume und Umkleidekabinen in Produktionsunternehmen. Abstandssensoren in der App können die Mitarbeitenden warnen, sollten sie sich auf unter die gesetzlich vorgegebenen 1.5 Meter annähern. Diese Option hat T-Systems bereits bei mehreren Kunden in Form von Private-Proximity-Tracking-Devices im Einsatz in Gebäuden, in denen keine Smartphones zugelassen sind.

Vom Tracking zum Testing

Stellt die oben erwähnte Temperaturkontrolle erhöhte Werte fest, kann unmittelbar eine Terminanfrage für das nächstgelegene Corona-Testcenter ausgelöst werden. Der Mitarbeitende begibt sich in Quarantäne und wird per App über das Ergebnis benachrichtigt. Ähnlich wie bei der SwissCovid-App des BAG können über einen Code Kontakte getrackt und informiert werden.

Solche Applikationen bewähren sich derzeit bereits im Tourismus als Teil eines Schutzkonzepts. Die Landestourismusorganisation Tirol etwa hat für alle 34 angeschlossenen Tourismusverbände eine digitale Lösung in Form eines Corona-Dashboard bereitgestellt, das die Situation tagesaktuell transparent darstellt. Überwacht und visualisiert sind dies Informationen zur Situation in Tirol selbst: Wo sind Risikogebiete? Welche Auflagen gelten? Wie viele Neuinfektionen wurden gemeldet? Dazu aber auch Auswertungen wie der regionale Verlauf der Pandemie und die Menge getesteter Personen, wobei auch die Positiv-Quote ausgewiesen wird.

Zum anderen sind dies Informationen der Anreise-Länder, aus denen die Urlauber kommen – also beispielsweise, in welchen Ländern Tirol als Risikogebiet ausgewiesen wird. Ergänzend fliessen zentrale Informationen über die Hygienemassnahmen und Verhaltensregeln in Österreich bzw. die Auflagen der Regierung ein – inklusive einer Aussage über die Konsequenzen für den Tourismus. Die örtliche Wirtschaft kann die potenziellen Auswirkungen auf die Skisaison – und ihre Geschäfte – prognostizieren. Gleiches gilt für die Urlauber. Sie wissen, ob eine Anfahrt nach Tirol möglich ist und können einen Ski-Trip kurzfristig planen. Gleichzeitig wissen sie, welche Auflagen sie gegebenenfalls beachten müssen. Die Applikation ist damit ein unentbehrlicher Reiseplaner nicht nur für die Skisaison, sondern auch für alle anderen Reisezeiten in Tirol.

Unternehmensspezifischen Anwendungsfällen sind praktisch keine Grenzen gesetzt

Es muss nicht zwingend die gesamte Journey abgebildet werden. T-Systems selbst nutzt einzelne Lösungsbausteine an einigen Standorten wie z. B. die Buchung von Kantinen-Zeitslots.

Den unternehmensspezifischen Anwendungsszenarien sind praktisch keine Grenzen gesetzt. Hierzu müssen die individuellen Schutzmassnahmen, die integriert werden sollen und die sich je nach Branchenvorgaben deutlich unterscheiden können, geprüft werden. Welche Personengruppen sind wie betroffen? Welche relevanten IT-Systeme müssen eingebunden werden? Anhand der Anforderungen an Prozesse einerseits und an Regeln in Bezug auf Datenschutz und Privatsphäre andererseits können geeignete Tracing-Lösungen und unterstützende Apps evaluiert werden. Während in klassischen Office-Use Cases das Smartphone sicherlich das naheliegendste Trägermedium ist, müssen insbesondere im produzierenden Gewerbe oder anderen Gebieten, wo Mitarbeitende nicht entsprechend am Arbeitsplatz ausgerüstet sind, geeignete Alternativen gefunden werden.

Integration der Lösungsarchitektur

Die Lösungsarchitektur muss im Anschluss in relevante Backend-Systeme wie etwa HR oder Zugriffsmanagement integriert werden. Hierfür sind ggfs. Software-, Schnittstellen- oder Infrastrukturanpassungen vonnöten.

Besonderes Augenmerk erfordert das Identity- & Accessmanagement, da es sich hier um sensible personengebundene Daten handelt. Der Entwicklungs- und Implementationspartner sollte neben technischer Kompetenz die nötige Erfahrung und Sensibilität für die Beratung mitbringen. Dasselbe gilt für das Change Management und die Kommunikationsplanung. Es empfiehlt sich nicht, den Mitarbeitenden eine fix- und fertige Lösung vorzusetzen, die sie ab Tag X zu verwenden haben. Ihre Bedürfnisse sind bereits während dem Lösungsdesignprozess umfassend abzuholen.

Gut durchdacht und vorbereitet, sensibel umgesetzt und technisch abgerundet, können jedoch Workplace-Apps den Mitarbeitenden ein Sicherheitsgefühl vermitteln und gleichzeitig die Produktivität im Unternehmen hochhalten. Sie sind eine Form der Wertschätzung und Fürsorge des Arbeitgebers für seine wichtigsten, aber auch vulnerabelsten Ressourcen in Zeiten von Corona.

 

Bild: Adobe Stock / T-Systems

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Zum Autor

Marco Bösch ist Digital Engineer bei T-Systems Schweiz. Daneben ist er als Gastdozent für MultiCloud Integration & Management an der Fachhochschule Nordwestschweiz tätig. Marco begleitet Kunden in der Digitalisierung und unterstützt sie bei technischen wie auch wirtschaftlichen und organisatorischen Fragen.

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