Ein Wimpernschlag-Entscheid

Die Entscheidung im ersten swissICT Pocathon der Geschichte fiel um 16.15 Uhr an einem spätsommerlichen Septembertag. Und es wurde ganz knapp. Wie beim Skirennen, wo eine winzige Hundertstelsekunde den Unterschied machen kann, gab es auch bei diesem Pocathon am Ende nur einen Gewinner. Und so trat schliesslich einer der drei Anbieter, die ins Rennen um den Auftrag von swissICT gestiegen waren, die Heimreise mit einem Letter of Intent in der Tasche an.

Begonnen hatte alles mit dem Besuch von swissICT Geschäftsführer Christian Hunziker an einem Agile Breakfast im Früh jahr 2019, an welchem es um agile Beschaffung ging. Seine Faszination für den agilen Prozess sowie die Dringlichkeit, ein neues Eventmanagement-Tool zu beschaffen, liessen den einen Schritt auf den nächsten folgen: swissICT beschafft dieses neue Tool agil.

Um was es bei Lean Agile Procurement geht

Dazu holte Christian Hunziker einen absoluten Profi auf diesem Gebiet, Philipp Engstler, an Bord. Engstler ist Agile Coach und Trainer, aktives Fachgruppenmitglied sowie zertifizierter Lean Agile Procurement Trainer. Der Auftrag: die Beschaffung mit dem Lean-Agile-Procurement-Ansatz umzusetzen.

«Lean Agile Procurement», so schreibt Flowdays auf seiner Website, «ist ein disruptives, ja radikales Vorgehen. Als Erstes basiert es durchwegs auf agilen Prinzipien und stellt den Business Value und die beteiligten Menschen ins Zentrum.» Lean Agile Procurement reduziere den Beschaffungsaufwand massiv. Der Ansatz fokussiere nicht ausschliesslich auf den Business-Fit, sondern auch auf den Human- und Cultural-Fit beim Zusammenbringen von Nachfrager und Partner.

Was im Vorfeld geschah

Während das Team der swissICT Geschäftsstelle im Vorfeld ein gutes Dutzend Anbieter genauer angeschaut hatte, wurden am Ende vier Anbieter eingeladen, wovon dann drei am abschliessenden Pocathon teilnahmen. Im Vorfeld hatten alle eingeladenen Anbieter ein kurzes Briefing sowie Zugänge zu Testing-Umgebungen erhalten. Die Stimmung am Pocathon-Tag ist gut. Die Teams haben unterschiedliche Herangehensweisen. Die einen haben schon mehr vorbereitet als die anderen. Es sind unterschiedliche Schwerpunkte, die gesetzt wurden.

So lief der Pocathon-Tag

Die Agenda ist eng getaktet. Zum Start morgens um 8.30 Uhr erhalten alle ein detailliertes Briefing, anschliessend haben sie zwei Stunden Zeit, eine erste Lösung zu präsentieren. Vor dem Mittag folgt eine Präsentation mit allen Teilnehmenden, also auch vor den Mitbewerbern. Obwohl dies eher ungewöhnlich ist, zeige laut Engstler die Erfahrung, dass Anbieter viel über sich, ihre Vorgehensweise und ihre Marktbegleiter lernen könnten.

Daraufhin konnten sie ihre Vorschläge aufgrund des Feedbacks noch mal überarbeiten oder weitere Vorteile ihrer Lösung aufzeigen. In Einzelterminen mit den Anbietern wurden in der Zwischenzeit ausserdem kommerzielle Fragen besprochen. Um 15.30 war noch mal eine finale Präsentation angesagt.

Wer am Ende den Letter of Intent nach Hause nehmen durfte und in die erste Phase des Projekts starten darf, geben wir nicht an dieser Stelle, sondern zum Launch der neuen Lösung bekannt.

Der Pocathon wurde geleitet von Philipp Engstler von Flowdays. Die teilnehmenden Anbieter waren Nextevent, Tipo Ticketing und Evenito.

Foto: swissICT