Erfolgsfaktoren für starke Communities

Als Community wird eine Gruppe von Menschen verstanden, die ein gemeinsames Interesse hat. Bei swissICT gibt es mittlerweile über zwanzig Fach- und Arbeitsgruppen mit fast 200 Expert:innen zu einem breiten Spektrum von Themen; alle Fachgruppen sind als Communitys zu verstehen. Die einzelnen Communitys sind sehr autonom und werden durch die Geschäftsstelle u.a. via Kollaborationsplattform Confluence unterstützt. Alle Fachgruppenmitglieder wirken freiwillig und ehrenamtlich mit.

In diesem Beitrag werden Handlungsempfehlungen vorgestellt, wie Communitys aufgebaut und nachhaltig belebt werden können. Die Erkenntnisse stammen aus dem vierjährigen Innosuisse-Projekt DeCIRRA, an dem rund 50 Partnerorganisationen beteiligt sind. Als Implementierungspartner überträgt swissICT die im Projekt gewonnenen Erfahrungen auf die eigene Community-Entwicklung. Unter anderem wurden einzelne Fachgruppen bei der Datenerhebung beigezogen.

Was ist die Herausforderung?

Die Gründung einer Community erfolgt durch mehrere Personen, die sich über eine längere Zeit über ein gemeinsames Interesse austauschen wollen. Sollen gemeinsame Ziele erreicht werden, braucht es Strukturen und Regeln in der Zusammenarbeit. Jede Person, die mit einer Gruppe ein bestimmtes Ziel erreichen möchte, kann vorangehen und damit die Aufgabe des Gruppen-Leads übernehmen. Die Mobilisierung von Ressourcen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Führungsperson. Gelingt dies nicht, wird die Community über kurz oder lang verschwinden.

Folgende Fragen sind beim Aufbau einer Community früh zu beantworten: Welche Ziele stehen für die Community (Fachgruppe) im Vordergrund? In welchem Umfeld (IT, Organisationsentwicklung, Networking, etc.) ist die Community tätig? Wie gross ist die Gruppe von Menschen, welche mobilisiert werden soll? Wie gelingt es trotz Freiwilligkeit, ein Mindestmass an Verbindlichkeit zu erreichen?

Die richtigen Fragen

Der erste Schlüssel zum Erfolg einer starken Community ist die Formulierung mindestens einer verständlichen Zielfrage (Fokusthema), deren Beantwortung bei den Partizipant:innen (Fachgruppenmitglieder, Eventteilnehmer:innen) ein direktes Bedürfnis abdeckt. Idealerweise werden mehrere Detailfragen formuliert, welche verschiedene Aspekte der Hauptfrage betrachten.

Die richtigen Personen

Ein nächster Schlüssel zum Erfolg einer Community ist die Wahl der richtigen Personen. Besonders interessant sind diejenigen Expert:innen, welche ein Thema mit Herzblut bearbeiten oder eine Themenführerschaft haben, d.h. sie sind Meinungsmacher:innen und führen ein Thema, aber nicht zwingend Menschen.

«Klare Strukturen und Regeln schaffen

den Rahmen, in dem Communitys ihr

volles Potenzial entfalten können.»

Serge Biollaz

Die Erfahrung zeigt, dass die Konsolidierung der wichtigsten Fragen mit den richtigen Personen mehrere Durchgänge braucht und dies als Teil eines teambildenden Prozesses zu betrachten ist.

Die passenden Strukturen

Ein weiteres Schlüsselelement ist die Wahl der passenden Struktur. Wichtig ist zu unterscheiden zwischen einer Community of Interest (CoI) und einer Community of Practice (CoP). Eine CoI ist eine Gruppe von Menschen, die als Gemeinsamkeit das Interesse an einem spezifischen Thema hat (Interessensgemeinschaft). Die Mitglieder von CoI müssen kein gemeinsames Problem bearbeiten, tauschen jedoch Ideen und Gedanken über ihr gemeinsames Interessensgebiet aus. Im Fall von swissICT ist die Gemeinsamkeit das Interesse an der Antwort auf anspruchsvolle Digitalisierungsfragen. Dagegen ist eine CoP eine Gruppe von Menschen, die ähnlichen Aufgaben gegenübersteht und voneinander lernen will. Gegenüber einer CoI ist die Verbindlichkeit bezüglich des spezifischen Themas bzw. der Fragestellung deutlich höher. Im Fall von swissICT entsprechen beide Gruppentypen – also Col oder CoP – dem Prinzip einer Fachgruppe.

Hingegen haben Arbeitsgruppen bei swissICT im Vergleich zu CoI und CoP klare Ziele und müssen in der Regel Termine einhalten (bsp. Ausarbeitung der Salärstudie oder Berufsbilder). Eine Arbeitsgruppe ist organisatorisch ein bewusst geschaffenes und zielgerichtetes Gebilde, dessen Mitglieder nach bestimmten Regeln funktionieren.

Der passende Prozess

Zusammenarbeit beginnt mit kooperativer Planung, indem über die gemeinsame Zielsetzung, mögliche Vorgehensoptionen und die erforderlichen Ressourcen ein übereinkommendes Verständnis entwickelt wird. Bei der gemeinsamen Planung wird deutlich, ob die Community (Fachgruppe) eher eine CoI oder eine CoP ist. Denn auch bei der Freiwilligenarbeit lohnt sich der Zyklus des Plan-Do-Check-Act (PDCA) und schafft ein Mindestmass an Verbindlichkeit.

Da der persönliche Austausch wichtig ist, sind die Interaktionsprozesse durch das Leitungsteam so zu gestalten, dass eine gute Mischung besteht zwischen Präsenz- und Online-Treffen, sowie synchroner und asynchroner Kommunikation auf einer Kollaborationsplattform (Confluence). Die Iteration bei der Formulierung der «richtigen» Fragen und der Rekrutierung der «richtigen» Personen unterstützt diesen Prozess der Community-Bildung auf natürliche Weise.

Die Möglichkeiten von ICT

ICT-Kollaborationsplattformen sind richtig eingesetzt ein mächtiges Führungsinstrument. Im privaten Bereich kommen oft Kurznachrichtendienste zum Einsatz, um eine Community mit Freunden und der Familie aufzubauen und zu pflegen. Bei swissICT ist dies primär die Confluence-Umgebung, auf der alle Fach- & Arbeitsgruppen – und auch das Projekt DeCIRRA – Inhalte planen und dokumentieren und damit einen offenen Austausch über die einzelnen Communitys hinweg ermöglichen.

Eines wird klar: Autonomie und Vielfalt prägen die swissICT Fach- und Arbeitsgruppen. Doch erst klare Strukturen und gemeinsames Verständnis schaffen den Rahmen, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.