Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten – so klappt’s auch in klassischen Betrieben

Wer früher noch für die Beschaffung von Informationen, das Anpassen der Schichtpläne oder für Sitzungen in die Firma fahren musste, kann den Arbeitsalltag heute praktisch komplett über das eigene Smartphone abwickeln. Denn mit den heutigen digitalen Kommunikations- und Kollaborations-Tools können Arbeitskolleginnen und -kollegen orts- und zeitunabhängig miteinander arbeiten und kommunizieren.

Bevor man sich für eine Kollaborations- und Kommunikations-App entscheidet, sollte man sich im Klaren sein, was für Ansprüche die Mitarbeitenden – vom Chef bis zur Lernenden – an eine solche App stellen. Dabei sind die wichtigsten Fragen für die Mitarbeitenden: Macht die App-Nutzung Spass, werde ich damit unabhängiger und spare ich Zeit? Für die IT-Leitung hingegen sind Datenschutz und mögliche Schnittstellen von Interesse. Die Geschäftsleitung will mit der Digitalisierung produktiver werden, Geld sparen und gute Mitarbeitende ans Unternehmen binden. Gerade in Branchen, die bis dahin klassische Arbeitsmodelle (Anwesenheitspflicht, 100%-Pensen) verfolgten, ist die Umstellung auf Teilzeit und flexible Arbeitszeiten eine Herausforderung.

Kosten und Zeit sparen

Sobald die Bedürfnisse aller Beteiligten klar definiert sind, sollte man sich die verschiedenen Möglichkeiten genauer anschauen. Slack oder Trello zum Beispiel sind Kollaborationsapps, die vor allem auf dem PC gut funktioniert. Zulip ist eine Open-Source-Lösung, die für die einfache digitale Kommunikation genutzt werden kann. Die Beekeeper-App ist eine sinnvolle Lösung für Firmen, in denen viele Angestellte keinen regelmässigen Zugang zu einem PC haben. Sie funktioniert am besten auf dem Smartphone jeder Mitarbeitenden: Verschiedene Teams lassen sich dabei in unterschiedlichen Kanälen und Chat-Gruppen organisieren, die Mitarbeitenden können auch in der eigenen Muttersprache kommunizieren – die Infos und Chat-Nachrichten werden direkt übersetzt. Schichtpläne, Abwesenheiten, Formulare und Termine können direkt im Tool angepasst werden. Zudem können Unternehmen alle Mitarbeitenden abholen, auch die, welche keinen festen PC-Arbeitsplatz (Frontline-Mitarbeitende) oder eigene Firmen-E-Mail-Adresse haben. Und zu guter Letzt: Digitale Dokumentenablagen ersparen einem nicht nur den Weg ins Büro und somit viel Zeit, sondern auch Papier und Kosten.

Teil des Ganzen sein

Egal, für welche Plattform man sich schlussendlich entscheidet: Die Zurverfügungstellung von Informationsflüssen und die Möglichkeit, sich über Chats auszutauschen, verschaffen einem das Gefühl der Teilnahme am Unternehmensgeschehen – vor allem für die Mitarbeitenden, die nicht an einem festen Arbeitsplatz sitzen. Plötzlich ist das Gespräch mit dem Chef nur einen Klick entfernt – das gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, Teil des Ganzen zu sein und verbessert langfristig die Unternehmenskultur und -zugehörigkeit.

Datenschutzkonform Speichern und Chatten

Eine firmeninterne Kommunikations- und Kollaborations-App, die auf jedem Smartphone funktioniert, gewährleistet, dass auch die Flex- und Teilzeitarbeitenden immer auf dem neuesten Informationsstand sind und mitreden können. Kollaborationsapps helfen bereits tausenden von Unternehmen, ihre Kommunikation und Kollaboration zu digitalisieren und somit zu vereinfachen – ohne dabei das Unternehmen auf den Kopf zu stellen und komplizierte IT-Prozesse einzuführen. Achten sollte man sich aber auf die datenschutzkonforme Nutzung und Datensicherheit.

Das persönliche Zusammensein darf nicht fehlen

Eins möchte an dieser Stelle noch gesagt sein: Digitale Kommunikations- und Kollaborations-Tools ersetzen natürlich nicht den direkten Kontakt unter den Mitarbeitenden. Das persönliche Zusammensein kann aber dank digitaler Lösungen viel lockerer und gemütlicher werden, schliesslich wird das Tagesgeschäft bereits über das Tool besprochen. Man kann sich also bei persönlichen Zusammentreffen viel mehr auf Teamgeist, Zusammenhalt und Wertschätzung der Mitarbeitenden konzentrieren. 

 Zum Autor: Cris Grossmann ist CEO bei der Beekeeper AG und promovierter Chemieingenieur der ETH Zürich. Bevor er Beekeeper 2012 gegründet hat, arbeitete er als IT-Stratege für Accenture und betreute in diesem Rahmen mehrere grosse, internationale Projekte.

Bild: zvg / Beekeeper 

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