15. August 2018

Zusammenarbeit mit Externen in agilen Projekten

Kennen wir die Herausforderung, mit externen Fachkräften ein agiles Projekt umzusetzen? Welche Möglichkeiten gibt es, um die Zusammenarbeit zu verbessern?

In vielen Firmen werden Arbeiten nicht nur intern ausgeführt, sondern auch mit externen Partnern. Gerade in der heutigen Zeit der Globalisierung werden Produkte in günstigeren Gegenden produziert, oder man hat nicht die entsprechenden Ressourcen von IT-Know-how zur Verfügung.

Vielleicht arbeitet man mit externen Firmen zusammen, die ihre Software-Entwicklung in einem anderen Land durchführen. Egal wie die Situation aussieht, in agilen «Teams» dann zusammenzuarbeiten, kann eine echte Herausforderung werden. Denn wo Menschen zusammenarbeiten, kann es zu Konflikten kommen. Menschen werden nicht nur durch ihre Werte, sondern auch durch ihre Kultur geprägt. Gerade dann ist eines der agilen Prinzipien besonders wichtig.

Direkte Kommunikation

Eines der agilen Prinzipien besagt: «Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.» Was bedeutet das für die Praxis?

Folgendes hat sich bewährt:

  • Gemeinsame Zusammenarbeitsregeln definieren
  • Vertrauen schaffen und fördern
  • Transparent kommunizieren

Eine Grundvoraussetzung für ein gutes Teamworking ist ein erfahrener Coach, der das Team unterstützt und Hindernisse aus dem Weg räumt. Dieser sollte ähnlich einem Fussballcoach den Teamspirit fördern und mit Rat und Tat zur Seite stehen sowie das agile Mindset fördern.

Zusammenarbeitsregeln

In der Vergangenheit hatte man SLAs, welche die Zusammenarbeit oft sehr detailliert geregelt haben. Das Problem ist, dass viele nicht wissen, was in diesen SLAs steht, oder sie halten sich nicht daran, da die Regeln nicht praxistauglich sind.

In meiner Erfahrung als Teamcoach habe ich jedoch festgestellt, dass es ohne grundlegende Zusammenarbeitsregeln nicht geht. Dabei reichen maximal drei Regeln, die sehr individuell sein können. Zum Beispiel hat jeder Entwickler, ob intern oder extern, die gleichen Rechte und
Pflichten im Team. Wir halten uns an Vorgaben und Termine. Wir kommunizieren offen und ehrlich − um nur einige Beispiele zu nennen. Diese gemeinsamen Regeln können von Zeit zu Zeit in einer
Retrospektive kritisch hinterfragt und angepasst werden. Entscheidend ist ein gemeinsames Commitment.

Vertrauensbildende Massnahmen

Vertrauen in die Mitarbeiter und das Team, egal ob interne oder externe Mitarbeiter, kommt leider nicht von alleine. Die Grundlagen dafür können in einem gemeinsamen Kennenlern-Workshop gelegt werden, der völlig locker ablaufen kann. So kann das Eis gebrochen werden. Es können die gemeinsamen Erwartungen sowie die Zusammenarbeit geklärt werden und vielleicht auch die oben erwähnten Teamregeln festgehalten werden. Eine Investition, die sich lohnt, gerade wenn man länger mit denselben externen Personen zusammenarbeiten wird.

Transparenz

Transparent aufzeigen, an was man arbeitet und wo es Hindernisse gibt, ist eine grundlegende Voraussetzung für funktionierende crossfunktionale Teams. Die Dinge offen ansprechen. Fehler machen ist erlaubt, vor allem wenn man daraus lernt für das nächste Mal. Eine gute Möglichkeit für agile Zusammenarbeit bieten natürlich die Retrospektiven vor Ort. Per Skype sind diese auch möglich, aber nicht zu empfehlen. Wenn man vorhat, über eine längere Zeitphase mit derselben externen Firma zusammenzuarbeiten, lohnt sich der Zeitaufwand, sich mindestens ein bis zwei Mal pro Jahr vor Ort zu sehen.

Weitere Möglichkeiten sind:

  • Dailys usw. via Skype (oder ähnliche Tools) durchführen
  • Benutzen eines gemeinsamen elektronischen Kanban Board
  • Austausch der internen und externen
    Entwickler per Skype (nach den Dailys)

Fazit

Eine gute Zusammenarbeit mit externen und internen Fachleuten ist kein Zufall. Man sollte nie denken, dass alles von alleine passiert. Gerade hier sind gute Coaches gefragt. Vor allem, wenn Probleme auftauchen, sind die entsprechenden Massnahmen einzuleiten. Erfahrene Coaches sind eine gute Investition, da sie wie Öl in einem Motor funktionieren und alles am Laufen halten. Denken Sie daran: «Jeder Tag ist eine Chance für Veränderungen.»

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