Business as (un)usual – wie Corona und Holacracy die Kommunikation verändern

von Jenny Zehnder, Liip AG

Die Selbstorganisation half uns durch die erste Phase, in der die Welt und der Schweizer Markt Kopf stand. Gerade in unsicheren Zeiten lässt sich die Ausrichtung von Unternehmen stets und schnell adjustieren. Wie Holacracy dem Virus trotzt? Hierzu gibt es bereits einen Blogpost.

Heute geht es um die Kommunikation, denn die bleibt auch weiterhin wichtig – denn noch haben wir die Krise nicht überstanden. Es soll eine neue Normalität einkehren bei Mitarbeitenden und Kund*innen, die wir nach unseren eigenen Standards definieren dem #liipway.

Marketing-Mix für Menschen

In den vergangenen Monaten setzte der COVID-Circle, so heisst das Krisenteam bei Liip, auf einen Marketing-Mix. Verschiedene Kanäle und Gefässe führen zu Veränderungen in der Organisation und der Kommunikation. In Holacracy werden Spannungen prozessiert und diese führen zu Veränderung in der Organisation.

Aktuell gibt es aufgrund einer Spannung im Business Development Circle ein Projekt, die Preispolitik zu überdenken. Zusätzlich sind in den letzten Monaten neue Services entstanden, um den veränderten Marktbedürfnissen gerecht zu werden. Ein Team beispielsweise nimmt sich spezifisch kleineren Projekten an, um schnell und günstig Webplattformen zur Verfügung zu stellen – um auch für KMUs mit weniger Budget ein Angebot machen zu können.

Auf die Kommunikationspolitik übertragen bedeutet das, partnerschaftliche Beziehungen über verschiedenste Kanäle zu pflegen. In andauernden Projekten sind wir immer direkt mit unseren Kund*innen in Kontakt. Slack ist als Kanal für den Austausch des Teams sehr beliebt. Natürlich benutzen wir auch E-Mails und Telefone (wenn auch weniger als andere). Workshops finden meist online statt. Dazu nutzen wir oft Miro als Tool in Kombination mit diversen Videokonferenz-Tools.

Verträge unterschreiben wir neu online und Kund*innen haben Einblick in ihre Projekte. Transparent beurteilen sie jederzeit, was im Projekt als Nächstes ansteht. Um auch in Zukunft Kund*innen zu gewinnen, arbeiten wir aktuell an unserer eigenen Website, erneuern Texte und bauen Seiten um und neu. Über die sozialen Medien wird zu Projekten informiert oder Tipps mit der Community geteilt und es werden immer wieder unsere Mitarbeitenden vorgestellt.

Das finden nicht nur unsere Kund*innen gut, sondern auch Mitarbeitende haben ihre Interaktion auf den sozialen Kanälen erhöht, was das Gemeinschaftsgefühl unterstützt. Alle Kanäle optimal auszunutzen und auch grosse Themen wie die Preispolitik und neue Dienstleistungen etablieren, daran arbeiten wir. Selbstorganisation macht uns schneller und wenn Entscheidungen getroffen werden, sind sie auch schon umgesetzt. Das hilft uns, mit den Bedürfnissen von Markt und Community mitzuhalten.

Zurück ins Büro oder die neue Normalität

Die Mitarbeitenden erhalten wöchentliche Updates, welche sowohl ihre Arbeitstätigkeit als auch die Freizeit betreffen. Liip setzt auf transparente Information und Eigenverantwortung und Mitarbeitende dürfen im Büro arbeiten, wenn sie das wollen. Aber es gelten klare Regeln, die das Zusammenleben am Arbeitsplatz definieren.

Es gibt Massnahmen für Termine mit Kund*innen, die es einzuhalten gilt. 1.5 Meter Abstand, grössere Sitzungszimmer buchen als gewohnt und das regelmässige Desinfizieren der benutzten Tische sind nur einige Beispiele. Die Anzahl und Verteilung der verfügbaren Arbeitsplätze pro Standort wurden transparent kommuniziert und ein Video pro Standort wurde zur Veranschaulichung dokumentiert.

An jedem Standort gibt es zuständige Personen für Rückfragen, die aber auch Entscheidungen zur Präsenz gegebenenfalls kritisch hinterfragen. Natürlich sollten Reisen zwischen Standorten unterlassen werden, wenn sie nicht unbedingt nötig sind. Ein gesundes Mass an Regeln war unser Ziel; dies ohne Mitarbeitende zu stark einzuschränken.

Ausblick the #liipway

Nach der aktiven Krisenkommunikation ist es nun Zeit für eine Reflexion und die Vorbereitung der nächsten Phase. Jetzt gilt: die Mitarbeitenden gut informiert halten, im Markt präsent bleiben und vorausschauend handeln und mit unseren Kund*innen Szenarien besprechen. Das restliche Jahr wird so gut wie möglich geplant; es werden Ausblicke erarbeitet zur Markt-, Kunden- und Projektsituation.

Die Wirtschaftsprognosen werden genau analysiert und wir diskutieren proaktiv mit Kund*innen, wie es für sie und ihren jeweiligen Zielmarkt weitergehen könnte. Transparente Informationen und der gegenseitige Austausch helfen, um gemeinsam in die unbekannte Zukunft zu blicken. Niemand weiss, was uns erwartet. Was wir aber nun wissen ist, dass wir auf Holacracy, Transparenz und den digitalen Fortschritt vertrauen können.

Bild: zvg / Liip

Autorin: Jenny Zehnder ist Lead Marketing und Kommunikation bei Liip.

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